CARICAMENTO LAVORAZIONI MESILI - LATO FORNITORE

1. Introduzione:

Per i Fornitori del Gruppo Telebit è disponibile una nuova procedura di invio delle lavorazioni svolte attraverso un apposito portale web (chiamato Intranet). All’interno di questo portale web il fornitore avrà la possibilità di inserire le informazioni relative alle attività svolte entro delle specifiche scadenze al fine di velocizzare la produzione dei BEF.

N.B-1: l’utilizzo del portale sarà l’unico sistema accettato da Telebit per la rendicontazione delle attività ed è importante che tutti i fornitori coinvolti rispettino le tempistiche descritte.

N.B-2: Per poter caricare le lavorazioni il fornitore deve essere correttamente registrato e qualificato sul nuovo portale fornitori https://supplier.telebit.it/ (a questo link troverai delle guide utili: Applicativi - Jaggaer – Helpdesk - Digital Innovation & IT).

N.B-3: Se sei un fornitore che precedentemente utilizzavi il vecchio portale di caricamento delle lavorazioni (https://my.telebit.it/) dal momento in cui inizi ad utilizzare il nuovo sistema, al fine di riepiloghi e conteggi, non tornare alla versione precedente.

2. Accesso al portale Intranet: 

Per l'accesso al sistema collegarsi al sito https://app.telebit.it/ e cliccare sul pulsante "Jaggaer - Portale fornitori".

Inserire ora le credenziali di accesso (mail e password) utilizzati per accedere al portale fornitori Telebit (se non si è in possesso di tali credenziali seguire le guide riportate al paragrafo sopra "N.B-2").

Il sistema ora richiederà l'autenticazione a due fattori con l'invio di un codice di sicurezza alla mail di registrazione. Verificare la mail e inserire il codice OTP, successivamente premere su "Submit".

Se l'autenticazione sarà avvenuta con successo atterrete sulla Intranet Telebit e vi sarà chiesto tramite un pop-up, in caso di primo accesso, di confermare e convalidare i dati. Premere quindi su "Conferma".

Il sistema quindi mostrerà un messaggio di questo tipo "La tua attivazione è avvenuta correttamente". 

N.B-4: In caso di errore inviare una richiesta di supporto inviando una mail a help.fornitori@telebit.it

3. Inserimento lavorazione:

Dal menù laterale accedere ora a Fornitori -> Riepilogo lavorazioni per mese

Cliccare ora sul pulsante "Nuova lavorazione" e successivamente specificare la tipologia di lavoro, poi "Continua". Il campo "Fornitore" sarà inserito di default. 

Inserire ora le informazioni relative alla lavorazione:

N.B-5: In questa fase è necessario inserire la contabilità del mese entro il giorno 5 del mese successivo. (Es. Lavorazione svolta nel mese di gennaio inseribile entro il 5 di febbraio – se il giorno 5 è festivo si fa riferimento al primo giorno lavorativo successivo).

 

1) Inserire la data nella quale è stata svolta la lavorazione o nel caso in cui la lavorazione sia stata svolta in più giorni, inserire la data fine lavori.

2) Inserire il numero commessa comunicato in fase di assegnazione delle attività dal Project Manager Telebit (campo “cerca commessa”) e verificare la correttezza dei dati cantiere, cliente, ecc. (caselle in grigio compilate in automatico).

3) Il sistema propone il codice prestazione del fornitore in automatico (eventualmente modificabile se il fornitore ha più di un codice).

4) Inserire l’importo richiesto concordato con il Project Manager Telebit. 

5) E’ facoltativo inserire delle note ed un allegato che riporti dei dettagli riferiti al lavoro svolto il suo compito. Per inserire l'allegato è necessario prima salvare la lavorazione.

6) Una volta inserite tutte le informazioni è necessario cliccare su “Salva ed Esci”. Utilizza il "Salva dati" per creare una bozza o per inserire un allegato. 

4. Invio della/e lavorazione/i

La lavorazione prima di essere inviata si trova in stato “bozza” ed è modificabile cliccando sul tasto con i 3 puntini a destra di ogni riga.
A questo punto per inviare la lavorazione a Telebit è sufficiente selezionare la riga con apposito flag e procedere cliccando sul tasto "invia in approvazione".
Una volta completato l’invio, la lavorazione passa nello stato "in approvazione" e diventa non più modificabile.

5. Gli stati delle lavorazioni

Riepilogando, le lavorazioni inserite potranno trovarsi nei seguenti stati:

1) BOZZA: riga creata dal fornitore ma non inviata al Project Manager Telebit
2) IN APPROVAZIONE: riga inviata per approvazione al Project Manager Telebit
3) APPROVATO: riga approvata dal Project Manager Telebit
4) RIFIUTATO: riga rifiutata dal Project Manager Telebit
5) IN ELABORAZIONE: riga in fase di importazione all'interno del gestionale Telebit
6) COMPLETATO: riga correttamente entrata nel gestionale Telebit e pronta per ottenere il BEF

E' possibile vedere un veloce riepilogo delle righe ne vari stati accendendo al tab "Riepilogo lavorazioni per venditore"

6. Riepilogo lavorazioni per mese
All'interno del tab "Riepilogo lavorazioni per mese" è possibile vedere un riassunto delle lavorazioni sui vari mesi in base alla tipologia di lavoro. Qui saranno contenuti anche i vari importi: totali, approvati, in approvazione.

7. Richiesta pagamento con sconto cassa

Il portale App.Telebit offre la possibilità di richiedere un pagamento diverso da quello standard. Questo tipo di pagamento deve essere prima concordato e con l'ufficio acquisti. 
Selezionando il tasto “SCONTO CASSA”, Telebit riceverà la vostra richiesta che sarà confermata al momento dell’invio del BEF.
Il pagamento con sconto cassa consiste nell’emissione da parte del fornitore di una nota di credito pari al 4% dell’importo del BEF. Alla ricezione della fattura del fornitore e relativa nota di credito del 4%, l’amministrazione Telebit provvederà a saldare la differenza, entro pochi giorni.

8. Invio BEF

Se tutte le tempistiche precedenti sono state rispettate, Telebit invierà una mail allegando il BEF mensile all'indirizzo mail di registrazione. 

 

9. Invio fattura

Solo ed esclusivamente dopo aver ricevuto tale documento (BEF), il fornitore è autorizzato ad inviare la relativa fattura elettronica, che avrà la data del BEF stesso.
Il numero del BEF dovrà essere riportato nell’apposito campo 2.1.5.2 <IdDocumento> del tracciato della fattura elettronica relativo al blocco <DatiRicezione> 2.1.5. Inserire il numero del BEF nel formato BEFAA-XXXXX senza spazi dove AA è l'anno del BEF e XXXXX è il numero progressivo del BEF (es. BEF24-00556)

L'eventuale mancanza bloccherà il pagamento della fattura.